Zakładając firmę,i stając się jej właścicielami mamy czasem złudne wrażenie, że nie musimy mieć określonych żadnych zasad funkcjonowania. Przecież jesteśmy Panami własnego losu! Wielu ludzi biznesu mówi po pewnym czasie prowadzenia firmy, że najważniejsze to być szefem dla siebie samego, narzucać własną dyscyplinę oraz dbać o harmonogram działań. W jednoosobowej firmie lub takiej gdzie jest jeden szef można sobie pozwolić na różnego rodzaju uchybienia w tym zakresie. Odpowiadamy tam tylko przed samym sobą.

Sytuacja komplikuje się jednak w momencie zakładania spółki z jedną lub większą ilością osób.Zakładając firmę,i stając się jej właścicielami mamy czasem złudne wrażenie, że nie musimy mieć określonych żadnych zasad funkcjonowania. Przecież jesteśmy Panami własnego losu! Wielu ludzi biznesu mówi po pewnym czasie prowadzenia firmy, że najważniejsze to być szefem dla siebie samego, narzucać własną dyscyplinę oraz dbać o harmonogram działań.

W jednoosobowej firmie lub takiej gdzie jest jeden szef można sobie pozwolić na różnego rodzaju uchybienia w tym zakresie. Odpowiadamy tam tylko przed samym sobą. Sytuacja komplikuje się jednak w momencie zakładania spółki z jedną lub większą ilością osób.

Ułożenie odpowiedniej relacji już na samym początku wspólnego działania w biznesie jest kluczowe dla utrzymania długotrwałej współpracy. W początkowej fazie projektu myślimy o tym jak to będzie super! Jesteśmy przepełnieni optymizmem i chęcią działania. Jesteśmy przekonani, że z naszymi wspólnikami poradzimy sobie z każdą przeciwnością losu. Co może pójść źle? 

Otóż wiele. A ludzie, z którymi zaczynamy biznes, nawet najlepsi przyjaciele, z czasem się zmieniają. Mają nowe priorytety, gdy na przykład rodzi im się dziecko, lub najzwyczajniej nudzi im się robienie tego co robili razem z nami. Znanych jest wiele historii przedsiębiorców którzy zakładali spółki pełni optymizmu! Na przykład jak dwie dziewczyny, najlepsze przyjaciółki, które na pytanie o spisanie zasad współpracy śmiały się, że są jak siostry i nigdy się nie pokłócą! Rok później negocjowałem ich rozejście się i podział majątku.

Do biznesu warto podejść jak do gry planszowej. Z jasno ustalonymi od początku zasadami. Wiemy wtedy co należy robić, aby wygrać i jak unikać pułapek i omijać zasadzki. Dlatego wszystkim przedsiębiorcom zakładającym z kimś biznes polecam spisanie dokumentu, który  nazywamy w firmie Konstytucją Współpracy. 

Co powinien zawierać taki dokument?

Lider

Wspólnie ustalcie kto jest liderem? W firmie może być jeden lider. Co więcej liczba osób, które chciałyby być liderami powinna być jak najmniejsza. Już na wstępie należy wyeliminować wewnętrzną walkę o władzę. Znam to bardzo dobrze z własnego przykładu. Pamiętajcie! Jeden lider! Cel Jaki mamy wspólny cel? Czy wszyscy uczestnicy przedsięwzięcia się z nim zgadzają! Czy chcemy zarabiać pieniądze czy zmieniać świat? A może jeden ze wspólników ma plan zostać rentierem po 5 latach a drugi nie?  Łatwiej podejmować decyzje oraz delegować zadania gdy mamy jasno określony cel i cała firma wie dokąd zmierza. Biznes w którym jest kilka obszarów można porównać do ośmiornicy, która ma 8 macek. Jeśli macki zaczną iść każda w swoją stronę to rozerwą organizm. Firmowa ośmiornica ma mieć konkretny cel i wspólny kierunek działania. 

Zarobki

Jak dzielimy się pieniędzmi? Czy ustalamy sobie stałe wypłaty czy dzielimy się co miesiąc zyskiem? Jak ma zmieniać się nasze wynagrodzenie w czasie a przede wszystkim co postanawiamy  gdy nie ma pieniędzy? W jaki sposób wypłacamy sobie pieniądze ze spółki? Podział finansów jest jedną z najczęstszych przyczyn kłótni w firmie. Pamiętajmy że tutaj zawsze operujemy kosztem brutto pracodawcy! Bo Wypłata 5000 zł na fakturze to nie to samo co 5000 zł przy umowie o pracę. Dlatego ustalając wynagrodzenia zawsze umawiamy się jakim kosztem dla firmy są nasze wynagrodzenia. 

Wkłady

Co dany wspólnik wnosi do spółki? Kto dostarcza know-how a kto pieniądze? Czy wszyscy wspólnicy będą pracować? I jak dużo będą pracować? Dobrze jest dokładnie opisać czy traktujemy nasze obowiązki jak pracę i jesteśmy w biurze od 9 do 17 czy dajemy sobie więcej wolności i rozliczamy się zadaniowo. Tutaj ważne, aby nikt nie czuł, że pracuje więcej od innych za tą samą nagrodę. 

Urlopy

Gorący temat! Przecież jestem właścicielem firmy! Jak to mam mieć limity na czas urlopowy! Często to słyszę spisując zasady współpracy. Wyobraźmy sobie sytuację, w której wspólnik wyjeżdża na 20 dni roboczych urlopu. To miesiąc kalendarzowy! W tym czasie jego obowiązki przejmą inni wspólnicy. Czy będzie im się to na pewno podobało? czy znają szczegóły spraw w toku? Poza tym należy uważać, aby nie doprowadzić do sytuacji, w której będziemy jak porucznik Dike z serialu Kompania Braci. Wielki nieobecny, zajmujący się sprawami w “sztabie” i nie dbający o żołnierzy na linii frontu. 

Odpowiedzialność

Kto za co odpowiada w projekcie i jakimi obszarami się opiekuje? Jakie rozdzielone są kompetencje? Kto kim zarządza?Poczucie odpowiedzialności jest moim zdaniem jedną z najważniejszych cech przedsiębiorcy. Gdy źle zbudujemy system pracy i firma nie zarabia, odpowiedzialny jest jego twórca a nie pracownicy. To samo jest z zyskiem. Jeśli go nie ma, przedsiębiorca nie może obwiniać losu, pracowników i innych czynników. Tylko siebie. Klarowny podział zadań pomaga również w rozumieniu przez pracowników tego przed kim odpowiadają i gdzie mogą szukać pomocy.

Wydatki

W tym miejscu ustalamy jakie można ponosić wydatki samodzielnie a od jakiej kwoty powinniśmy je autoryzować w większym gronie. Tu należy zwracać uwagę na całościowy koszt wydatków jaki chcemy ponieść. Bo zakup Iphone za 100 zł miesięcznie w abonamencie gdy przestajemy go płacić może stać się kosztem w wysokości 10 000 zł. (koszt sprzętu + kara za rozwiązanie umowy). W tym punkcie ustalamy również na jakie wydatki związane z hotelami i delegacjami się godzimy, oraz jakie koszty na sprzęt możemy ponieść. Warto ustalić osobę odpowiedzialną za kontrolę finansów.

Rozejście

Co robimy w momencie podjęcia decyzji o rozejściu się wspólników? Jak dzielimy wtedy firmę i jej majątek? Co w sytuacji gdy tylko jeden ze wspólników chce odejść. Reszta powinna go spłacić? Jeśli tak to jaki jest okres karencji spłaty i w jakiej ona ma być formie?

 

Odejście

Ludzie są kruchymi istotami. Zdarzają się wypadki losowe. My albo nasz wspólnik możemy mieć nagle wypadek lub zachorować. Ustalmy zawczasu co będzie się w takiej sytuacji działo. Po jakim czasie nieobecności musimy szukać kogoś do wykonywania zadań osoby, której nie ma w firmie. Należy również ustalić zasady dziedziczenia firmy. Rozwiązań jest kilka, można spłacać rodzinę lub odkupić od spadkobierców udziały. Warto zaznaczyć czy liczymy w takim wypadku wartość nominalną czy rzeczywistą firmy i w jaki sposób jest ona określana. 

Zmiany

Koniecznie ustalmy w jakim trybie można zmieniać spisaną umowę i zasady? Jednogłośnie czy zwyczajną większością głosów? Co jaki czas właściciele będą się spotykać i dyskutować i jej zapisach. 

Przedstawiłem podstawowe zagadnienia na jakie należy zwrócić uwagę tworząc konstytucję wspólników. A jak to się robi? Najlepiej umówić się w miejscu gdzie nikt nam nie będzie przeszkadzać. Zebrać wspólników i inne osoby zainteresowane. Polecam formę wywiadu gdzie osoba postronna ale doświadczona w prowadzeniu biznesu, będzie zadawała wcześniej przygotowane pytania. Czasem sugerując najlepsze według niej rozwiązania.

Gdy nie mamy takiej osoby zawsze można wynająć profesjonalnego doradcę biznesowego. Po ukończeniu wysyłamy zapisane przez nas punkty do prawnika aby ubrał to w zasady możliwe do egzekwowania i gotowy dokument podpisujemy u notariusza. Polecam zrobić ilość kopii równą ilości uczestników plus jeden dokument, który umieścimy w bezpiecznym miejscu. 
Tworząc tego rodzaju dokument pamiętajmy, że jest on dla nas. I ma sprawić, że będziemy czuli się bezpiecznie prowadząc swój biznes. 

Podobał się Tobie artykuł?

Zobacz mój darmowy e-book o konstytucji!